Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii zobowiązała państwa członkowskie UE najpóźniej do dnia 17 grudnia 2021 r do wprowadzenia w życie przepisów niezbędnych do jej wykonania.
Mimo krótkiego czasu, jaki pozostał do implementacji dyrektywy, w Polsce wciąż nie uchwalono jeszcze ustawy, która wdrażałaby jej postanowienia i nadal niewiele polskich firm z sektora prywatnego słyszało o dyrektywie i obowiązkach, jakie z niej wynikają.
Póki co, 18 października 2021 r. doczekaliśmy się projektu ustawy pochodzącego od Ministra Rodziny i Polityki Społecznej. Na stronie Rządowego Centrum Legislacji, pod adresem: https://www.legislacja.gov.pl/projekt/12352401/katalog/12822857#12822857 można podpatrzeć proces legislacyjny wokół projektu ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa i zapoznać się z jego treścią i uzasadnieniem.
Sygnalista – czyli kto?
Whistleblower to najprościej rzecz ujmując osoba, która w dobrej wierze i w interesie publicznym lub społecznym (a nie w indywidualnym interesie własnym) informuje o stwierdzonych nieprawidłowościach, o których pozyskała wiedzę w kontekście związanym z wykonywaną pracą.
Jak czytamy w motywie 1 dyrektywy 2019/1937 osoby pracujące dla organizacji publicznej lub prywatnej lub utrzymujące kontakt z taką organizacją w związku ze swoją działalnością zawodową niejednokrotnie jako pierwsze dowiadują się o zagrożeniach lub szkodach dla interesu publicznego, do jakich dochodzi w tym kontekście. Zgłaszając naruszenia prawa Unii, które są szkodliwe dla interesu publicznego, osoby takie działają jako “sygnaliści” i tym samym odgrywają kluczową rolę w ujawnianiu takich naruszeń i zapobieganiu im oraz w ochronie dobra społecznego.
Informowanie o nieprawidłowościach jest problemem kulturowym, który zwłaszcza w Polsce ma doniosłe znaczenie. Dla naszego społeczeństwa, mocno doświadczonego w XX wieku wojnami i komunizmem, zgłaszanie nieprawidłowości jest ściśle kojarzone z donosicielstwem, kolaboranctwem, denuncjatorstwem, a co za tym idzie ma wyraźnie negatywne konotacje. W rezultacie to sprawca naruszenia korzysta ze społecznego płaszcza ochronnego, a osoba, która decyduje się na ujawnienie nadużyć, często spotyka się z szykanami, albo jeszcze dotkliwszymi konsekwencjami.
Konieczne są więc działania edukacyjne, które wyraźnie uzmysłowią, że sygnalista nie jest donosicielem. Prawidłowe zrozumienie faktycznej misji sygnalisty skutecznie może zatrzymać ewentualne działania odwetowe. Sygnalista, który decyduje się ujawnić we właściwym trybie określone nieprawidłowości w organizacji, z narażeniem siebie na niekorzystne reakcje środowiska, a nawet na utratę źródła utrzymania, bez szans na jakiekolwiek korzyści własne, stwarza warunki do skutecznego przeciwdziałania naruszeniom prawa, dla dobra ogółu.
Dlatego, wydaje się, że ustawa wdrażająca dyrektywę 2019/1937 jest pewną szansą, gdyż ma za zadanie stworzyć określone gwarancje ochrony dla sygnalisty, które winny przełożyć się na informowanie o naruszeniach w obszarach regulowanych ustawą, bez obaw po stronie sygnalisty. Winno to w konsekwencji zapobiegać naruszeniom, zanim urosną do poważnych rozmiarów wiążących się z dużą szkodą. Dzięki pozyskanym od sygnalisty informacjom organizacja zatrudniająca lub współpracująca z sygnalistą będzie mogła w porę zareagować na zgłoszenie i podjąć adekwatne środki zaradcze.
Jakie obowiązki i dla kogo?
Projektowana ustawa o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa zakłada zaledwie 14 dniowe vacatio legis co oznacza, że podmioty zobowiązane do wdrożenia ustawy i określenia wewnętrznych kanałów przyjmowania zgłoszeń i ustanowienia regulaminu zgłoszeń wewnętrznych odpowiadającego wymogom ustawy, winny niezwłocznie podjąć działania w tym kierunku. Czasu zostało niewiele. Jedynie średnie przedsiębiorstwa z sektora prywatnego (zatrudniające od 50-249 pracowników/pracowników tymczasowych), w ramach pewnego odstępstwa, będą miały nieco więcej czasu, bo do dnia 17 grudnia 2023 r., na ustalenie regulaminu zgłoszeń wewnętrznych. Skoro jednak ustawodawca przewiduje odroczenie w czasie w odniesieniu do takich przedsiębiorstw wyłącznie samego obowiązku ustalenia regulaminu zgłoszeń wewnętrznych nie oznacza to, że średniej wielkości firmy prywatne będą zwolnione z obowiązku wdrożenia innych obowiązków wynikających z projektowanej ustawy przed 17 grudnia 2023 r.
A zatem kogo dotyczą obowiązki wynikające z nowych przepisów? Chodzi o szeroki krąg podmiotów – pracodawców z sektora publicznego i prywatnego, zatrudniających co najmniej 50 pracowników, wliczając w to pracowników tymczasowych, przy czym próg zatrudnienia, o którym tu mowa nie ma zastosowania do pracodawców wykonujących działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz zapobiegania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska, objętych zakresem stosowania aktów prawnych Unii Europejskiej wymienionych w części I.B i II załącznika do dyrektywy 2019/1937. Oznacza to, że organizacje działające w wymienionych obszarach mają obowiązek wdrożyć przepisy ustawy bez względu na wielkość swojej organizacji. Wszystkie te podmioty, z zastrzeżeniem odstępstwa dotyczącego ustalenia regulaminu zgłoszeń wewnętrznych przez średnie przedsiębiorstwa z sektora prywatnego, będą zmuszone zmierzyć się z nowymi regulacjami jeszcze w grudniu 2021 r.
Mali przedsiębiorcy zatrudniający poniżej 50 pracowników będą mogli na zasadzie dobrowolności ustalić w swojej organizacji regulamin zgłoszeń wewnętrznych. Z takiej możliwości skorzystają ci pracodawcy, którym będzie zależało, by nieprawidłowości wewnątrz organizacji zostały szybko wychwycone i by uzyskali o nich wiedzę w ramach wewnętrznej procedury, nie zaś wskutek uruchomienia przez pracownika – sygnalistę zewnętrznego trybu zgłoszeń przed upoważnionym organem publicznym lub przed organem centralnym (Rzecznik Praw Obywatelskich). Już dzisiaj na stronach Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów pod adresem: HYPERLINK “https://report.whistleb.com/pl/message/uokik”https://report.whistleb.com/pl/message/uokik uruchomiony jest serwis dla sygnalistów, pozwalający na powiadomienie organu o podejrzeniach, które stanowią przedmiot niepokoju sygnalisty.
Można się więc spodziewać, że ustawa zostanie szerzej wdrożona, nie tylko przez podmioty obowiązane na podstawie ustawy, ale także przez przedsiębiorców, którym zależy na dobru przedsiębiorstwa, poszanowaniu praw i skutecznym i sprawnym przeciwdziałaniu nadużyciom.
Bez wątpienia nowe rozwiązania prawne będą stanowiły poważne wyzwanie dla wszystkich organizacji wyżej wymienionych organizacji.
Obowiązki wynikające z ustawy obejmują przede wszystkim:
wdrożenie wewnętrznych kanałów sygnalizowania nieprawidłowości, zapewniających poufność zgłoszeń,
określenie regulaminu zgłoszeń wewnętrznych i przekazanie pracownikom informacji określających tryb zgłaszania naruszeń,
zapewnienie bezstronności rozpoznawania zgłoszeń,
podjęcia odpowiednich działań następczych,
stworzenie wewnątrz organizacji gwarancji eliminacji działań odwetowych wobec sygnalistów,
udzielania informacji zwrotnej odnoszącej się do procedowanego zgłoszenia,
zapewnienia odpowiednich procedur warunkujących sprawność procesów następczych,
zapewnienia odpowiednich procedur warunkujących bezpieczeństwo przetwarzania danych,
zapewnienie systemu szkoleń dla pracowników, a zwłaszcza dla odpowiedzialnej za ten proces kadry systemu zarządzania zgodnością (compliance).
Podjęte odpowiednio wcześnie działania ukierunkowane na wdrożenie systemu whistleblowing mogą przyczynić się do poprawy wewnątrz organizacji, polepszenia środowiska pracy, a z pewnością uchronią przed sankcjami karnymi, jakie przewiduje się za brak wewnętrznej procedury zgłaszania naruszeń prawa lub jej niezgodność z przepisami lub za naruszenia innych przepisów karnych uregulowanych w art. 56-60 projektowanej ustawy.
Nasza Kancelaria świadczy pomoc prawną zarówno na etapie określania wewnętrznej procedury zgłoszeń nieprawidłowości, ustalania niezbędnego regulaminu, jak i na etapie ich wdrażania wewnątrz przedsiębiorstwa, w tym również w odniesieniu do działań następczych, po wpłynięciu zgłoszenia sygnalisty.